La tecnología ha hecho que las empresas, instituciones y trabajadores tengan que actualizarse de manera permanente. También tiene como beneficio que las personas puedan estar más protegidas, realizar sus labores con mayor rapidez y agilidad y, por sobre todo, lograr mantenerse conectadas desde diferentes partes y plataformas.
Buscando, precisamente, mejorar sus procesos internos, la Municipalidad de El Bosque planteó la necesidad de contar con un sistema más eficiente de correos para facilitar el contacto entre sus funcionarios y el envío de documentos. Cabe señalar que debido a la pandemia, el personal municipal debió realizar teletrabajo y también desarrollar tareas en modalidad híbrida.
La Municipalidad de El Bosque tiene como misión mejorar la calidad de vida de quienes viven en la comuna, “a través de una gestión de calidad, innovadora, centrada en las personas y los resultados, garantizando los derechos, a través de la igualdad de oportunidades, accesibilidad y bienestar de la comunidad”.
La institución llegó a Orión en busca de poder implementar la plataforma de Google Workspace para todas sus áreas de trabajo. Cuenta con varias aplicaciones web, con funciones similares a las suites ofimáticas tradicionales, incluyendo Gmail, Meet, Drive, Docs, entre otros.
Por ello, y de la mano de su partner tecnológico Google Workspace, Orión logró ejecutar la transformación digital de la municipalidad, con este nuevo espacio de trabajo que le permitió a aproximadamente 2.800 funcionarios estar conectados desde cualquier lugar y a través de distintos dispositivos. Además del sistema de mailing (Emblue) que les permite enviar información municipal relevante a vecinos.
“Contar con una plataforma tecnológica que permita un mejor acceso a los vecinos a los servicios municipales y que, además, facilite el trabajo de nuestros funcionarios y funcionarias es algo que logramos gracias al esfuerzo y colaboración que desarrollamos junto a la asesoría de Orión. Desarrollar una gestión moderna e innovadora es algo que va en el corazón de nuestra institución por lo que estamos muy contentos con el avance que ha mostrado nuestra comuna en cuanto al avance y la incorporación de nuevas tecnologías en la gestión local, facilitando la comunicación, el trabajo y brindando un servicio público de calidad”, señaló Manuel Zúñiga, Alcalde de El Bosque.
Gracias a la implementación de Google Workspace, la municipalidad pudo evitar también la compra de servidores.
Atención a los vecinos
Hoy en día la instantaneidad de la comunicación es fundamental para poder realizar diferentes actividades laborales. Independientemente de si las labores se están ejecutando en modalidad home office, híbrida o presencial, como es el caso de la municipalidad, ya que el envío de información, correos y mantener archivos compartidos se realizan día a día dentro de una institución.
De esta forma, los vecinos de la comuna cuentan ahora con una plataforma de servicios digitales que se encuentra alineada al servicio de Google Workspace. “La página de ‘Atención Vecinal Online’, está integrada con Gmail, donde nuestros residentes realizan diferentes tipos de consultas, generando notificaciones instantáneas cada vez que alguien realiza una solicitud, donde se puede generar una respuesta mucho más rápida” comentó Manuel Zúñiga, alcalde de El Bosque.
Es importante la rapidez y eficacia en la que se envían estos documentos. Además, hay que considerar que el sistema tenga la capacidad de no ralentizarse, a pesar de que muchas personas puedan estar conectadas en un mismo host. “Entre los principales beneficios que tiene la plataforma está tener un canal de comunicación rápido y ágil. Cuenta con un formato responsivo para poder acceder a ella desde cualquier dispositivo conectado a internet”, explicó.
Capacitación
Además, Orión facilitó el proceso post transformación de la municipalidad, donde luego de la implementación de la plataforma, acompañó con el “Plan de Digitalización y Alfabetización Digital Municipalidad de El Bosque”. Esta iniciativa prestó diferentes asesorías y más de 20 capacitaciones donde aproximadamente 300 trabajadores ya cuentan con las competencias necesarias para llevar a cabo sus tareas de forma más eficiente gracias a la plataforma.
El plan inicial tenía como objetivo mejorar el trabajo colaborativo, reforzar todas las herramientas de la plataforma, perfeccionar la gestión de procesos, recomendar ajustes en prácticas internas y lograr un ambiente más proactivo y productivo, para luego, en una próxima etapa, comenzar con la automatización de tareas y procesos de la municipalidad.
“Cabe señalar que las asesorías de Orión, en materia de capacitaciones y gestión del cambio, fueron clave para promover en la comunidad de trabajadores, el uso de los correos y productos asociados de la suite de productividad de Google”, indicó el alcalde de El Bosque, Manuel Zúñiga Aguilar.